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제 목   사업에 악영향을 미치는 다섯 가지의 프로젝트 매니지먼트 실수
작성자    운영자
글정보   Hit : 96, Date : 2020/01/14 12:07
 

 

Technavio에 의하면 프로젝트 매니지먼트 소프트웨어의 시장은 전세계적으로 자라날것을 예상하고 있습니다. 이렇게 다양한 PM 소프트웨어가 생겨나면서 잇따라 PM 회사도 많이 생겨났습니다. 특히나 요즘 SaaS (Software-as-a-Service)같은 효율적인 기능을 가진 소프트웨어도 생겨나면서 PM 소프트웨어는 비즈니스에서 필수적인 요소가 되었습니다. 그러나 이렇게 다양한 PM 소프트웨어를 잘못 사용하게 된다면 자원 낭비와 병목공정 (bottleneck operation)과 같은 불운한 결과를 초래하게 될 수도 있습니다.

 

PM 소프트웨어를 알차게 활용하고 싶으시다면 다음과 같은 다섯 가지의 실수를 피하시면 됩니다:

 

1.     소프트웨어에서 필요한 기준 불충분: 현재 PM 소프트웨어 시장에서는 너무나도 많고 다양한 기능을 가진 어플리케이션들이 있습니다. 그렇기 때문에 자기 자신과 팀이 필요한 기능을 아는 것이 너무나도 중요합니다. Trial version으로 무슨 기능을 자주 사용하는지, 또 어떻게 해야지 효율적으로 어플리케이션을 사용할 수 있을지 알아보세요. 만약에 그래도 모르시겠다면 DUMB 법칙을 사용하세요! (Doable, Understandable, Manageable, and Beneficial)

2.     소프트웨어 트레이닝 부족: 물론 좋은 PM 소프트웨어들은 초보자들도 쉽게 사용할 수 있게 설명해주는 튜토리얼이 내재되어 있지만, 그래도 팀 트레이닝을 통해 모든 멤버들이 소프트웨어를 사용할 수 있다는 것을 확인 하는 것이 좋습니다. 특히나 계약서 확인, 이메일 발송, 소비자 상담 등과 같은 많은 업무를 해내야 하는 마케팅이나 세일즈 팀에게는 이러한 트레이닝이 중요합니다.

3.     프로젝트의 우선순위 매기지 않거나 불충분: 많은 서비스 베이스 (Service Based) 기업들은 많은 프로젝트를 동시간에 실행하기 때문에 일들에 휩싸이기 쉽습니다. 그래서 우선순위에 낮게 위치한 일들부터 시작하는 경우도 많지요. 이런 경우를 피하기 위해서는 꼭 업무에 우선순위를 매겨야 합니다. Workfront와 같은 다양한 소프트웨어들이 우선순위 매김에 도움을 주니 확인해보세요.

4.     직원들의 성과 누락: PM Tool은 회사 밖에서도 프로젝트에 참여할 수 있다는 장점이 있는데요. 단점이라 하면 성과를 기록하기나 리포트 하기 힘들다는 딜레마를 가지고 있습니다. 성과 리포트에 불 확실함은 나중에 병목공정 (Operational bottleneck)과 같은 현상을 일으킬 수 있으니 조심해야 됩니다. 이러한 실수는 시간 추적 툴(time tracking tool)을 사용해서 해결할 수 있습니다. 직원들이 업무에 얼만큼 시간을 들였는지를 확인하면서 벤치 마크 등을 확인할 수 있습니다. 또 하나의 팁으로는 퍼포먼스 스케일 (performance scale)을 만들어 월말 즈음 평가하는 것도 좋습니다.

5.     커뮤니케이션 불충분: 커뮤니케이션은 프로젝트의 중심이라 할 수 있을 정도로 너무나도 중요합니다. 만약 커뮤니케이션이 이루어지지 않는다면 고객들과 팀 멤버들, 그리고 프로젝트 자체에 큰 악영향을 미치기도 합니다. 클라우드 기반 (cloud-based)의 소프트웨어를 사용하거나, 주기적으로 체크인, 개별적 미팅을 통해 이러한 커뮤니케이션 문제를 해결할 수 있습니다.

PM 소프트웨어가 아무리 좋다고 한들, 자신에게 꼭 필요한 기능이 없다거나 잘 활용하지 못한다면 별 쓸모가 없겠죠. 위와 같은 실수를 피해 소프트웨어를 최대한 활용해 보아요.

 

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